Eine Mahnung wird auch als Zahlungserinnerung bezeichnet und ist die bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an den Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Sie ist nach § 286 Abs. 1 BGB im Regelfall Voraussetzung für den Verzug des Schuldners. Eine Mahnung unterliegt keiner Formvorschrift, auch eine Mahnung per Mail hat daher den Verzug zur Folge.
Viele Kunden nehmen an, dass der Gläubiger Ihnen mindestens zwei Mahnungen zusenden muss, bevor Inkasso- oder Rechtsanwaltskosten ersetzt werden müssen. Das ist ein Irrglaube. Der Verzug tritt nach der ersten Mahnung ein. Ab diesem Zeitpunkt kann der Gläubiger ein Inkassobüro oder einen Rechtsanwalt einschalten und die Kosten hierfür von Ihnen verlangen.
Nach Eintritt des Verzugs sind Sie verpflichtet, dem Gläubiger (also dem Händler) den durch den Verzug eingetretenen Schaden zu ersetzen. Zu diesem Schaden gehört auch eine Mahngebühr. Diese muss auf der Mahnung allerdings explizit aufgeführt werden. Außerdem kann der Gläubiger für seine erste Mahnung im Regelfall keine Mahngebühren verlangen, da Sie erst mit der Mahnung in Verzug gesetzt werden. Rechtmäßig geltend gemachte Mahngebühren müssen allerdings gezahlt werden und sind sogar gerichtlich durchsetzbar.
Im Gegensatz zur Höhe von Verzugszinsen ist es gesetzlich nicht geregelt, wie hoch Mahngebühren sein dürfen. Grundsätzlich sind lediglich die Kosten zu ersetzen, die tatsächlich angefallen sind. Nicht zulässig ist die Umlegung von Personal- und Verwaltungskosten auf die Mahngebühren. In der Praxis erkennen die Gerichte allerdings pauschale Mahngebühren an, wenn Sie nicht höher als drei, maximal 5 Euro pro Mahnung sind.
Wenn ein Unternehmen von Ihnen mehr als 5 Euro Mahngebühren pro Mahnung verlangt, sollten Sie jeweils 5 Euro überweisen und dem Rest der Gebühren schriftlich widersprechen. Mal davon abgesehen, dass kaum ein Unternehmen nur wegen der Mahngebühren ein Mahn- oder Gerichtsverfahren anstrengen wird, dürften Sie so für den Fall der Fälle auf der sicheren Seite sein.